Personvernerklæring for NBU

I. BEHANDLINGSANSVARLIG

Daglig leder er på vegne av Norske Barne- og Ungdomsbokforfattere (NBU) behandlingsansvarlig for virksomhetenes behandling av personopplysninger.

II. PERSONOPPLYSNINGER SOM LAGRES

Vi lagrer følgende personopplysninger om:

1. Ansatte, tillitsvalgte og søkere til stillinger: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer og kontonummer.
2. Medlemmer: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, organisasjons-nummer, kjønn, fagkategori, betalingshistorikk, innmeldings- og utmeldingsdato og dødsdato. Registrering i medlemsregisteret på nett er frivillig.
3. Stipend- og prismottakere, samt søkere til slike ordninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, organisasjonsnummer og kontonummer.
4. Eksterne samarbeidspartnere og andre relevante kontakter: Navn, tittel, arbeidssted, adresse, telefonnummer og e-postadresse.

III. FORMÅL MED BEHANDLINGEN

Formålet med behandlingen av personopplysningene er følgende:

1. Ansatte og tillitsvalgte: Oppfylle arbeidsavtale og rettslige forpliktelser som arbeidsgiver.
2. Medlemmer: Oppfylle avtale om medlemskap, samt utsendelse av nyhetsbrev, tidsskrift og invitasjoner.
3. Stipend- og prismottakere, samt søkere til slike ordninger: Oppfylle avtale om utbetaling av stipend, prispenger og honorar. Reisegodtgjørelse.
4. Eksterne samarbeidspartnere og andre relevante kontakter: Markedsføring og invitasjoner.

IV. GRUNNLAGET FOR BEHANDLINGEN

Grunnlaget for behandlingen av personopplysningene er følgende:

Pkt. 1–3: Oppfyllelse av avtale (personvernforordningen/GDPR artikkel Art 6 (b)) og rettslig forpliktelse (Art 6 (c), 6 (f) og 9 (d)).

Pkt. 4: Oppfyllelse av avtale (Art 6 (b), 6 (f) og 9 (d)) og Samtykke (Art 6 (a)). Våre kontakter kan når som helst takke nei til å motta informasjon fra oss.

V. INNHENTING AV PERSONOPPLYSNINGER

NBU innhenter ikke informasjon fra informasjonskapsler/cookies på våre nettsider.

Personopplysningene er hentet fra:

1. Ansatte og tillitsvalgte: Personopplysninger som er gitt til våre ansatte i forbindelse med ansettelsesforhold eller verv som tillitsvalgte.
2. Medlemmer: Personopplysninger som medlemmer har registrert i NBUs søknadsportal og/eller gitt til våre ansatte i forbindelse med medlemskap.
3. Stipend- og prismottakere, samt søkere til slike ordninger: Personopplysninger som søkere har registrert i NBUs søknadsportal og/eller gitt til våre ansatte i forbindelse med mottak av og/eller søknad om av stipend eller pris, samt deltakelse i prosjekt.
4. Eksterne samarbeidspartnere og andre relevante kontakter: Personopplysninger som er gitt ved inngåelse av samarbeidsavtale eller liknende inngåelse av formelt eller uformelt samarbeid.

VI. UTLEVERING AV OPPLYSNINGER TIL TREDJEPARTER

For å kunne oppfylle våre forpliktelser etter avtalen utleveres nødvendige opplysninger til:

1. Ansatte og tillitsvalgte: Våre samarbeidspartnere for regnskap, forsikring, pensjon og datatjenester (server- og e-postsystem), samt til NAV og skattemyndighetene.
2. Medlemmer: Våre samarbeidspartnere for medlemsdatabasen, webutvikling, forsikring, tidsskrift-, leseeksemplardistribusjon og nyhetsbrev/e-postutsendelser. NBU kan utlevere personopplysninger (navn, adresse, e-postadresse og fødselsdato) til spørreundersøkelser og kartlegginger fra aktører dersom NBU anser at formålet er i tråd med NBUs og medlemmenes interesser. NBU krever da skriftlig forsikring om at undersøkelsesansvarlig følger personvernlovgivningen, og at personopplysninger slettes når undersøkelsen er fullført. Medlemmer kan reservere seg mot utlevering av personopplysninger til dette formålet.
3. Stipend- og prismottakere, samt søkere til slike ordninger: Fondsstyre (NFOF) , samarbeidspartnere for webutvikling og stipend-/prisutbetaling, samt til NAV og skattemyndighetene.
4. Eksterne samarbeidspartnere og andre relevante kontakter: Våre samarbeidspartnere for utsendelse av nyhetsbrev/epostutsendelser, webutvikler.

VII. SLETTING AV PERSONOPPLYSNINGER

Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare, vil lagres i inntil fem år, i henhold til de til enhver tid gjeldende krav som følger av loven.

1. Ansatte og tillitsvalgte: Personopplysninger om ansatte og tidligere ansatte oppbevares i fysisk og digitalt arkiv og slettes på forespørsel. For tillitsvalgte, se under pkt. 2 medlemmer.
2. Medlemmer: Personopplysninger for utmeldte og døde medlemmer oppbevares i digitalt arkiv for historiske formål og slettes på forespørsel.
3. Stipend- og prismottakere, samt søkere til slike ordninger: Opplysninger vi etter bokføringsloven er forpliktet til å bevare vil lagres i inntil fem år, i henhold til lovens krav. Stipendsøkere benytter NBUs egen søkerportal. NBU sletter søknader etter tre år.
4. Eksterne samarbeidspartnere og andre relevante kontakter: Slettes på forespørsel av NBU eller så snart formålet med behandlingen er oppnådd.

VIII. RETTIGHETER FOR DEN REGISTRERTE

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger.

Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

IX. INFORMASJONSSIKKERHET

Vi sikrer dine personopplysninger ved både fysisk og virtuell adgangs- og tilgangskontroll.

X. KONTAKTINFORMASJON

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting og sletting kan sendes skriftlig til følgende adresser:

E-post:leder@nbuforfattere.no

Post: Norske Barne- og Ungdomsbokforfattere, Postboks 1898 Vika, 0124 Oslo